Pre Construction Meeting-PCM

I. Ketentuan Umum
Pelaksanaan penyelenggaraan rapat pra persiapan pelaksanaan pekerjaan  diselenggarakan segera setelah kontrak ditandatangani atau selambat -lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan selesainya Berita Acara rapat persiapan pelaksanaan kontrak, dan merupakan bagian dari dokumen proyek bagi pelaksana proyek konstruksi

II. Tujuan
Mengatur tata cara dan alur kerja kegiatan di dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diperkirakan akan timbul dilapangan saat pelaksanaan, sebagai tahapan awal dari tindakan pengendalian oleh PPK sehingga ada kesamaan persepsi terhadap pelaksana pekerjaan bagi pihak-pihak yang terlibat.

III. Acuan

1. Undang-Undang tentang Jasa Konstruksi;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;
3. Peraturan Presiden Tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah
4. Dokumen Kontrak

IV.  Definisi

1. Rapat Pra Pelaksanaan (Pre Construction Meeting-PCM) adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh PPK sebagai unsur pengendalian;
2. Direksi Teknik sebagai pengawas teknik;
3. Penyedia Jasa Konstruksi/Pemborongan sebagai pelaksana pekerjaan untuk menyamakan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dokumen kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan perselisihan yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan.

V.    Tata Cara
       Proses pelaksanaan rapat pra pelaksanaan (PCM) sebagai berikut :

1. Sebelum rapat para persiapan pelaksanaan kontrak, penyedia jasa konstruksi/pemborongan menyiapkan program kerja (jadual pelaksanaan, jadwal mobilisasi, dsb). Direksi Teknik/Konsultan menyiapkan program dan organisasi pengawasan.
2. Selanjutnya pihak-pihak terkait melaksanakan Rapat Para Persiapan Pelaksanaan Kontrak untuk membahas dan menyepakati beberapa hal meliputi :

• Organisasi Kerja;
• Tata Cara Pengaturan Pelaksanaan Pekerjaan;
• Asuransi pekerjaan, asuransi tenaga kerja dan asuransi pihak ketiga;
• Kaji ulang dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, waktu dan mutu;
• Jadual pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil serta penggunaan peralatan;
• Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan dan justifikasi teknis dan kaji ulang desain;
• Rencana kerja sosialisasi atau pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja, (misalnya : pengkaitan antara rencana kerja dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke lokasi sumber bahan;
• Penyusunan Program Mutu Proyek;
• Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3);
• Lingkungan Hidup.
• Hal-hal lain yang perlu dimasukkan dalam materi pembahasan Rapat Pra Persiapan Pelaksanaan Kontrak adalah :

          a.    Aplikasi pasal-pasal penting dalam Dokumen Kontrak tentang :
                 -    Pekerjaan tambah/kurang;
                 -    Terminasi atau pelimpahan pada pihak ketiga atas beban pihak kedua.
                 -    Mobilisasi
                 -    Pemeliharaan dan pengendalian Lalu Lintas
                 -    Sub Penyedia jasa
                 -    Asuransi
                 -    Organisasi Kerja
          b.    Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain :
                 -    Permohonan dan persetujuan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan;
                 -    Perpanjangan waktu;
                 -    Gambar kerja dan kelengkapannya;
                 -    Pengajuan sertifikat bulanan dan sertifikat penyesuaian harga;
                 -    Serah Terima Pertama dan Serah Terima Akhir Pekerjaan;
                 -    Pembuatan Addendum Kontrak;
                 -    Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personil;
                 -    Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang (sesuai dengan target)
                 -    Review dan penyempurnaan volume, waktu dan mutu pelaksanaan
                 -    Pemeriksaan lapangan bersama untuk penyusunan Justifikasi Teknis
                 -    Kaji Ulang Perencanaan terhadap desain yang ada dalam kontrak.
           c.    Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan sesuai dengan lingkup kontrak,
                  misalnya untuk:
                   -   Menentukan lokasi sumber material, perkiraan kuantitas bahan beserta rencan
                        pemeriksaan mutu bahan yang digunakan.
                   -    Metode pendekatan terhadap masyarakat daerah dan sosialisasi proyek.
           d.    Kendala-kendala yang mungkin terjadi.

VI.    Tugas dan Tanggung Jawab

1. Bag. Pelaksanaan (PPK)

•  Membuat Undangan Rapat;
•  Menginstruksikan penyedia jasa menyiapkan materi;
•  Memerintahkan Konsultan menyiapkan konsep pengawasan dan tata laksananya;
•  Memeriksa penyusunan RMP.
•  Mengadakan rapat yang dihadiri Kepala Dinas, PPK, Konsultan dan Penyedia Jasa;
•  Mencatat dan membukukan hasil pembahasan dan kesepakatan rapat;
•  Membuat Berita Acara dan menjadikannya sebagai bagian dari Dokumen Kontrak.
•  Melakukan pemeriksaan dan koreksi;
•  Menyetujui Rencana Mutu Proyek;
•  Menyampaikan Rencana Mutu Proyek Kepada Dinas Selaku Pengguna Anggaran

      2.  Penyedia Jasa Konstruksi/Pemborongan/Konsutan
           a. Menyiapkan materi meliputi :
               - Daftar Personil;
               - Jadual Pelaksanaan;
               - Rencana Mutu Proyek;
               - Jadual Mobilisasi;
          b. Hal-hal utama lain yang belum jelas atau yang perlu ditambahkan dalam kontrak.
              - Menyerahkan materi kepada PPK;
              - Menghadiri dan mengikuti pembahasan materi.

VII.  Kondisi Khusus
              - Memuat hal-hal yang ada pengecualian di dalam proses pelaksanaan.
              - Ditetapkan secara khusus oleh Direksi Pekerjaan.

VIII. Bukti Kerja

• Undangan Rapat
• Daftar hadar
• Berita Acara